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关于印发《江西保险专业中介机构内控合规建设指引》的通知
发布时间:2017-11-19      分享到:
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辖内各保险专业中介机构:

为规范辖内保险专业中介机构内部运行,防范经营风险,促进保险专业中介机构安全稳健运行,我局制定了《江西保险专业中介机构内控合规建设指引》(以下简称《指引》),现印发给你们。各机构要高度重视,统筹部署,自《指引》下发之日起至2018年2月28日,应按照《指引》要求,尽快建立健全内控管理,确保2018年2月底前内控合规建设各项工作落实到位。我局将对各机构《指引》的执行情况开展全覆盖、逐条逐项现场核查验收,针对验收不合格的机构,列为2018年保险中介市场现场检查重点对象。

各机构内控合规建设整改情况电子版请于2018年2月28日前报江西保监局中介处。

联系人:陈叶青  

联系电话:0791-86380790

邮箱:zhongjiechu_jx@163.com

附件:江西保险专业中介机构内控合规建设指引


 

江西保监局

2017年11月10日

 

 

附件

江西保险专业中介机构内控合规建设指引


第一章 总则

第一条为规范辖内保险专业中介机构内部运行,防范经营风险,促进保险专业中介机构安全稳健运行,依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保险法》、《保险专业代理机构监管规定》、《保险经纪机构监管规定》、《保险公估机构监管规定》等有关法律、法规,制定本指引。

第二条本指引所称保险专业中介机构,是指保险专业代理机构、保险经纪机构和保险公估机构及其分支机构。

第三条本指引所称的内控合规建设是指保险专业中介机构通过制定和实施一系列制度、程序和方法,合理防范和有效控制经营管理中的各种风险,防止公司经营偏离发展战略和经营目标的机制和过程。

第四条保险专业中介机构内控合规建设的目标为:

(一)保证国家法律法规、保险监管规章和保险专业中介机构内部规章制度的贯彻执行。

(二)保证保险专业中介机构风险管理体系的有效性;

(三)保证保险专业中介机构业务、财务及其他管理信息的及时、完整和真实。

第五条保险专业中介机构应当按照本指引的要求,建立健全内控制度,完善管理组织架构,明确合规管理责任,构建风险防范体系,确保机构稳健运营。

第二章 法人治理

第六条 本指引所称的法人治理是指公司制保险专业中介法人机构建立的以股东(大)会、董事会、监事会、管理层等内设机构为主体的责任明确、相互制衡的组织架构,以及科学高效的决策、激励和约束机制。

第七条 保险专业中介机构法人治理的基本要求是:

(一)完善的股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事)、管理层的议事制度和决策程序;

(二)明确的股东、董事、监事和经理的权利、义务;

(三)面向全体股东的、完善的财务信息公开制度;

(四)与控股股东、实际控制人在业务、人员、资产、财务等方面严格隔离并实现独立经营和核算;

(五)建立合理的薪酬制度,强化激励约束机制。

第八条保险专业中介机构必须依法制定公司章程。公司章程应至少明确以下内容:

(一)机构的名称住所、经营范围、注册资本等;

(二)股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事)以及管理层的产生、职权、议事规则等;

(三)法定代表人由董事长、执行董事或者总经理担任;

(四)《中华人民共和国公司法》列明的及股东(大)会认为需要规定的其他事项。

第九条 股东(大)会由全体股东组成,是保险专业中介机构的权力机构,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使下列职权:

(一)决定机构的经营方针和投资计划;

(二)选举和更换由非职工代表担任的董事、监事;

(三)审议批准董事会(执行董事)、监事会(监事)的报告;

(四)对机构增加或减少注册资本作出决议;

(五)修改公司章程;

(六)《中华人民共和国公司法》列明的及公司章程规定的其他职权。

第十条 董事会(执行董事)对股东(大)会负责,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使下列职权:

(一)执行股东(大)会决议;

(二)制定机构的经营计划、投资方案、重大资产处置方案和基本管理制度,决定内部管理部门的设置,其中经营计划应包括但不限于业务目标、经营模式、分支机构的设立等内容;

(三)决定聘任或解聘高级管理人员;

(四)制定增加或减少注册资本的方案;

(五)《中华人民共和国公司法》列明的及公司章程规定的其他职权。

第十一条  股东人数较少或者规模较小的有限责任公司,可以设一名执行董事和一至两名监事,不设董事会和监事会。

第十二条 管理层负责组织开展保险专业中介机构的经营管理活动,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使相关职权。

经保险专业中介机构董事会决定,董事会成员可以兼任机构主要负责人;机构不设董事会的,执行董事可以兼任机构主要负责人。

第十三条 管理层成员应当保持相对稳定,且应聘请具备一定保险专业知识和管理水平的职业经理人。

第十四条监事会(监事)履行监督职责,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使相关职权。

保险专业中介机构的董事和高级管理人员不得兼任监事。

第十五条合伙制机构参照执行本章要求,并依法在合伙协议中载明机构名称、经营范围、合伙事务的执行等事项。

第三章 组织管理

第十六条保险专业中介机构应当建立分工合理、职责明确的组织架构,制订组织架构管理制度,说明组织架构设置、岗位职责和报告关系,明确关键岗位、特殊岗位、不相容岗位及其控制要求。

第十七条 保险专业中介机构本着精干高效、内控优先的原则,根据公司自身情况,结合工作需要设置相应的内设部门。各部门要配备一定数量的员工以满足业务发展的需要。

第十八条 保险专业中介机构应当确保岗位合理设置以及岗位职权合理划分,坚持合规岗与业务岗、会计岗与出纳岗等不相容岗位相互分离,确保不同岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

第十九条 保险专业中介法人机构应充分论证设立分支机构的必要性和可行性,对设立条件和经办程序做出明确规定,并为分支机构配备必要的人员和办公条件,确保分支机构按规定达到相关开业要求。

对已开业但“无职场、无人员、无业务”的“三无”分支机构,法人机构应自觉主动申请撤销。

第二十条  保险专业中介法人机构应制订分支机构管理办法,严格执行法人授权制度,加强对分支机构的管控,统一管理规范标准、统一客户服务标准、统一企业形象。

第二十一条 保险专业中介分支机构应当执行法人机构制定的业务、财务、人事等制度,使用统一的业务、财务系统,实行财务集中管理。

第二十二条保险专业中介机构应当具备与业务规模相适应的独立、固定经营场所,应将许可证、营业执照和公司铭牌置于经营场所显著位置。

保险专业中介分支机构应当将法人机构许可证复印件(加盖所属法人机构公章)及营业执照、公司铭牌置于经营场所显著位置。

第二十三条 保险专业中介机构应当在经营场所内设置独立的财务室,并保证单证、档案等存放位置相对独立。

第二十四条  保险专业中介机构应当制订印鉴、证照的管理制度,明确印鉴和证照的管理岗位及职责,确保申办、保管、使用和注销等流程符合规范。

第二十五条 保险专业代理法人机构、保险经纪法人机构应当依照法律、行政法规及中国保监会有关规定,及时投保职业责任保险或者缴存保证金,职业责任保险的赔偿限额或保证金的缴存数额应符合规定要求。

第二十六条 保险专业代理法人机构、保险经纪法人机构应当依照法律、行政法规及中国保监会有关规定,对注册资本实施托管。注册资本应在许可证有效期间处于持续托管状态,用途符合中国保监会有关规定。注册资本不得以虚构债权债务等任何手段抽逃。

第四章 人员管理

第二十七条 保险专业中介机构的董事长、执行董事和高级管理人员的任职,应当符合监管规定要求。保险专业代理机构、保险经纪机构拟任董事长、执行董事和高级管理人员任职资格应事先向保险监管部门提交任职资格核准申请。

保险专业中介机构的高级管理人员应当实际履职,不再实际履职的,应及时办理相关离任事项及下任高级管理人员的任职事项。

第二十八条 保险专业中介机构在特殊情况下任命临时负责人的,任职时间最长不得超过3个月。

第二十九条 保险专业中介机构应当制定从业人员聘用、管理、解聘等办法,建立健全从业人员的流动和诚信评价管理机制,切实加强对从业人员职业素质的培养和道德风险的防范。

第三十条 保险专业中介机构应当建立从业人员的管理档案,及时、准确、完整地登记从业人员的基本资料、培训情况、业务情况等内容,留存从业人员身份证明等资料。其中,基本资料应至少包括从业人员的姓名、性别、身份证号、归属团队、入离司时间、执业证编号、执业登记或注销时间、手机号码、联系地址等信息。

第三十一条 保险专业中介机构应当为符合监管规定的从业人员在中国保监会保险中介监管信息系统中办理执业登记,发放执业证书,并做好后期对执业登记事项的维护工作。

保险专业中介机构不得向未办理执业登记的人员发放佣金。

第三十二条 保险专业中介机构应当加强对从业人员的日常管理工作,定期对从业人员队伍进行排查,采取有效措施防范从业人员参与或从事非法集资、传销、销售非保险金融产品等活动。

第五章 业务管理

第三十三条 保险专业中介机构不得与非法从事保险业务或者保险中介业务的机构或者个人发生保险中介业务往来。保险专业代理机构应当与被代理保险公司签订书面委托代理合同,保险经纪机构、保险公估机构与委托人签订书面委托合同,依法约定双方的权利义务及其他事项,业务合作关系应当真实、合法、清晰。

第三十四条 保险专业中介机构应当制作规范的客户告知书,并在开展业务时向客户出示。

客户告知书至少应当包括保险中介机构的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项,保险专业代理机构还应在客户告知书中说明被代理保险公司的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项。

第三十五条 保险专业中介机构应当严格按照法律、行政法规和中国保监会的有关规定开展业务,不得有损害投保人、被保险人、受益人或者保险公司利益的行为。

第三十六条 保险专业代理机构、保险经纪机构不得保险公司的直销业务虚挂为本机构的中介业务,不得给予或承诺给予客户保险合同约定以外的保险回扣和其他任何利益,不得替客户代签名或抄录有关声明。

第三十七条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当按照准确、完整、安全、保密的原则,收集、记录客户信息,并将客户信息真实、完整地提交给保险公司。

第三十八条 保险专业代理机构、保险经纪机构开展电话销售或网络销售,应当制定明确具体的电网销业务操作流程、资金收付程序等操作规范,确保相关业务信息能与保险公司核心业务系统实时对接。通过电网销模式开展业务应当按规定向保险监管部门报备。

第三十九条 保险专业中介机构应当建立反洗钱内控制度,积极开展反洗钱培训、宣传,妥善处置涉及本机构的重大洗钱案件,配合反洗钱监督检查、行政调查以及涉嫌洗钱犯罪活动的调查,对依法开展反洗钱的相关信息予以保密。

第四十条 保险专业中介机构应当建立统一规范的客户服务标准,采用统一的对外文件标准格式和业务流程,认真对待客户投诉,及时解决保险消费者投诉反映的问题。

第四十一条 保险专业中介机构应当加强单证管理,制订并严格实施单证管理制度,明确单证的存放、领用、盘点、核销、缴回、作废等管理规范,及时与保险公司做好单证交接工作。

第四十二条 保险专业中介机构应当建立完整规范的业务档案,制订业务档案管理制度,确保业务档案的真实性和完整性。保险专业中介机构的业务档案应当包括业务台账以及相关的原始单据。电子档案和纸质档案应当保持内容的一致性。

第四十三条 保险专业代理机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)保单的基本情况,包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、代理保险产品名称、保单销售人员姓名、保险金额、保险费、缴费方式等;

(二)保险费代收和交付被代理保险公司的情况,

(三)佣金金额和收取情况;

(四)其他重要业务信息。

保险专业代理机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托代理合同、投保单据、客户告知书、业务结算单以及其他重要原始凭证。  

第四十四条 保险经纪机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)通过本机构签订保单的主要情况,包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、产品名称、保险金额、保险费、缴费方式等;

(二)保险费交付保险公司的情况、保险金或者退保金的代领以及交付投保人、被保险人或者受益人的情况;

(三)佣金金额和收取情况;

(四)本机构咨询业务所涉及的主要情况,包括委托人名称、咨询项目、咨询费收取情况等;

(五)其他重要业务信息。

保险经纪机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托合同、投保单据、客户告知书、业务结算单、评估报告或咨询报告以及其他重要原始凭证。

第四十五条 保险公估机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)保险公估业务所涉及的主要情况,包括保险人、投保人、被保险人和受益人的名称或者姓名,保险标的、事故类型、估损金额等;

(二)报酬金额和收取情况;

(三)其他重要业务信息。

保险公估机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托合同、客户告知书、业务结算单、公估报告以及其他重要原始凭证。

第四十六条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当落实保险销售行为可回溯管理制度,保险销售行为现场同步录音录像应符合相关业务规范要求,视听资料应真实完整连续,并应在录音录像完成后将视听资料和其他业务档案一并反馈至承保保险公司。

第四十七条 保险专业中介机构与保险公司终止业务合作,应当按照业务合作协议及时办理结清手续,包括结清各种款项和退还各种空白单证和作废单证等。

第六章 财务管理

第四十八条 保险专业中介机构应当依据法律、行政法规及中国保监会有关规定进行会计核算,真实、完整地记录企业的会计信息。手续费、佣金等营业收入必须全额纳入账内核算,不得通过个人账户或其它账户帐外核算;列支的相关成本费用必须具有真实的交易背景,不得虚列成本费用支出。

第四十九条 保险专业中介机构应当建立专门账簿,记载保险中介业务收支情况。保险专业代理机构代收保险费的,应当开立独立的代收保险费账户进行结算。保险经纪机构应当开立独立的客户资金专用账户,投保人、被保险人支付给保险公司的保险费和为投保人、被保险人和受益人代领的退保金、保险金只能存放于客户资金专用账户。保险专业代理机构、保险经纪机构不得利用个人账户核算和管理代收的保险费或客户资金。

第五十条保险专业中介机构应当对财务工作实施授权管理,明确总公司及分支机构的内部各级管理层、具体经办人员的权限范围和审办流程。保险专业中介机构应当限制未经授权的人员直接接触财务及相关工作。

第五十一条保险专业中介机构应当在每一会计年度终了3个月内,编制财务会计报表,并经具备资质的会计师事务所审计。

第五十二条保险专业中介机构应当依法建立固定资产管理制度,规范固定资产管理流程,明确固定资产在申购、采购、使用、盘点、保管、折旧、报废等环节的具体要求。

第五十三条保险专业中介机构应当依法向主管税务机关申领发票,并妥善保管空白发票,不得伪造、私造发票,不得以其他单据或白条代替发票开具,在从事保险中介业务活动时,应当据实开具发票,严禁虚构中介业务、虚开发票协助保险公司套取费用。

第五十四条保险专业中介机构与保险公司开展合作时,应在合作协议中明确约定合作期限、合作内容、支付标准、保险公司唯一付款账号、保险专业中介机构唯一收款账号。保险专业中介机构收款账号的开户名应与合作协议中保险专业中介机构名称一致。

第五十五条保险专业中介机构应当完善会计档案管理制度,严格查阅手续,防止会计档案被替换、更改、损毁或遗失。

第七章 信息化管理

第五十六条 保险专业中介机构应当制订信息系统管理制度,明确人员职责、数据管理、操作流程和风险控制等规范。业务、财务管理系统应能真实、准确、完整地记载业务和财务信息,并实行分口令、分权限管理,确保信息的完整性、安全性和可用性。总公司应具备对分支机构业务、财务系统的实时查询权限。

第五十七条  保险专业中介机构应当加强计算机网络的管理,建立实用、高效的网管系统,有效地管理网络的性能、配置等,并加强与合作单位联网的安全控制措施。

保险专业中介机构应当严格管理各类数据信息,数据的各类操作、备份介质的存放以及转移和销毁等都应当制订严格的管理办法。

第五十八条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当加强对出单系统的管理,出单系统只能安装在保险中介机构营业执照标明的营业场所内,不得在营业执照标明的营业场所外擅自设置远程出单点或远程打印系统,严禁向非法中介机构或个人提供远程出单权限。

第五十九条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当与保险公司的核心业务系统实时联网,确保保险标的信息和保单信息能实时完整地录入保险公司的核心业务系统,严禁出现手工出单、系统外出单或脱机打印的现象,严禁出具“鸳鸯单”和“阴阳发票”。

第六十条开展互联网保险业务的保险专业中介机构,应当严格按照法律、行政法规及中国保监会有关规定开展业务,做好信息披露工作,加强对业务数据的安全管理。

第八章 附则

第六十一条本指引适用于在江西行政区域内经营的保险专业中介法人机构及其本地分支机构,以及外地保险专业中介法人机构在本地设立的分支机构。法律、行政法规及中国保监会有关规定另有规定的,适用其规定。

第六十二条本指引由江西保监局负责解释。

 


 


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